Legalisatie en copie collationée

Als u gevraagd wordt een document te ondertekenen en de ontvanger wil zeker weten dat u zélf de handtekening heeft geplaatst, kan u worden gevraagd om uw handtekening te laten “legaliseren”.

Als u een document, bijvoorbeeld een diploma of een paspoort, moet toezenden aan een instantie maar u wilt het origineel niet uit handen geven, dan kunt u een vergeleken afschrift (een copie collationée) toezenden. De notaris maakt dan een kopie van het origineel en plaatst op de kopie een verklaring dat die kopie gelijk is aan het origineel.

Waar u uw handtekening mag legaliseren wordt bepaald door de vragende instantie. Het legaliseren van uw handtekening kan doorgaans bij de gemeente, bij de notaris en, voor bedrijven, bij de kamer van koophandel.

Een legalisatie of een copie collationée kan bestemd zijn voor gebruik in Nederland, maar ook voor gebruik in een buitenland. Afhankelijk van het land zijn dan meer handtekeningen, handelingen en/of stempels nodig. Dit hangt onder meer af van of het land waarvoor het document is bestemd is aangesloten bij het in 1961 in Den Haag gesloten “Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten”, beter bekend als het apostilleverdrag. Is het document bedoeld voor gebruik in een ander land dan is het uw eigen verantwoordelijkheid te controleren aan welke eisen uw document moet voldoen. U kunt dat hier controleren: https://www.nederlandwereldwijd.nl/legaliseren/nederlandse-documenten.

Als u als particulier (tekent u namens een bedrijf dan kunt u beter eerst de Kamer van Koophandel raadplegen) uw handtekening wilt laten legaliseren bij ons kantoor is de werkwijze als volgt:

1. U heeft een origineel document waarvan u de inhoud begrijpt.
2. Het document is in de Nederlandse of Engelse taal. Is uw document in een andere taal? Laat uw document dan eerst vertalen door een beëdigde vertaler. De handtekening van de vertaler moet zijn gelegaliseerd door de rechtbank.
3. Het document bevat geen juridisch ongeldige of onethische verklaringen of handelingen.
4. U maakt een afspraak met ons kantoor.
5. U neemt het document met uw geldige identiteitsbewijs mee naar ons kantoor. Dat kan een paspoort, identiteitskaart, rijbewijs of Nederlands vreemdelingendocument zijn.
6. U tekent het document pas als u bij ons bent, waarbij wij uw identiteit controleren.
7. U spreekt af of u het document direct meeneemt of dat wij het voor u doorzenden. Daarvoor geldt een toeslag.
8. U rekent af. De kosten bedragen € 125,- inclusief 21% btw pér legalisatie. Als op één document de handtekening van 2 personen nodig zijn en wij verzorgen beide legalisaties, dan bedragen de kosten € 175,- inclusief 21% btw. Desgewenst versturen wij het gelegaliseerde document voor u naar de instantie die het document nodig heeft.

Snel geregeld.

Maak vandaag nog een afspraak voor de legalisatie van uw handtekening of het maken van een copie collationée.